Випущено нову версію системи керування договорами для Office 365 з розширеними функціями

Випущено нову версію системи керування договорами для Office 365 з розширеними функціями. "Управління договорами 3.0" включає паралельне узгодження, чат та контроль доручень». Система «Управління договорами 3.0» призначена для автоматизації всіх аспектів роботи юридичних департаментів, пов'язаних із створенням та узгодженням договірних документів, а також візуального контролю процесу узгодження. Основне призначення системи - автоматизація всіх робіт зі складання та узгодження договорів; прискорення процесу погодження договору; надання працівникам повної інформації про стан процесу узгодження. При цьому сам договір може створюватися співробітниками організації або бути отриманий від контрагента.

Система являє собою нову версію популярної системи узгодження договорів, розвинену відповідно до накопиченого досвіду експлуатації та побажань користувачів щодо розширення функціоналу. Система зберегла основні концепції попередньої версії, включаючи рольову модель, проте пропонує покращений інтерфейс та низку нових функцій, включаючи систему керування роботою юристів. Повністю перероблений двигун, використовуються нові можливості Microsoft Office 365. Як і попередня версія, система виконана у форматі Microsoft SharePoint Add-in, що дозволяє уникнути необхідності оновлення системи при оновленні SharePoint Online компанією Microsoft.

Основні завдання, які вирішуються системою – створення заявки на погодження договору, створення та запуск процесу узгодження кожного договору, контроль стану заявки (на якому саме кроці узгодження вона знаходиться), ведення архіву заявок. Вперше додано функції управління роботою юридичного відділу та інструменти виконання специфічних юридичних завдань.

Основні можливості системи:

• Ведення інформації про договори компанії в єдиному сховищі документів;
• Можливість послідовного та паралельного узгодження;
• Ведення реєстру договорів;
• Виконання додаткових юридичних дій, пов'язаних із підготовкою договору, розподіл завдань між співробітниками юр. відділу, контроль та зсув термінів виконання;
• Пошук документів, включаючи пошук за будь-яким словом, що зустрічається в тексті документа;
• Візуалізація всіх дій на всіх етапах затвердження договору;
• Ведення історії з усіх робочих процесів, закінчених чи ні, в рамках усієї системи;
• Створення необмеженого числа маршрутів узгодження;
• Можливість додавання додаткових узгоджувачів у процесі погодження;
• Постійний контроль стану процесу (поточний етап узгодження; особа, яка розглядає заявку на даному етапі; підсумковий статус заявки);
• Зручний, безпечний та швидкий доступ до даних, у тому числі з мобільних пристроїв;
• Архівування інформації про виконані/невиконані/відхилені заявки;
• Адаптація інтерфейсу під стиль порталу замовника;
• Многомовність (інтерфейс російською або англійською мовами, можливе створення версії з інтерфейсом будь-якою іншою мовою);
• Єдина база довідників контрагентів та ролей;
• Оперативне сповіщення поштою учасників процесів про настання подій.

Інші новини