Microsoft випустила нові функції Teams, які полегшують керування та створення дискусійних кімнат

Microsoft випустила кілька нових функцій, які полегшують управління та створення дискусійних кімнат, одночасно підвищуючи загальну ефективність зустрічей.

Тепер організатори можуть перепризначити учасників, навіть коли кімнати відкриті, гарантуючи, що правильні учасники знаходяться в кожній дискусійній кімнаті і можуть бути легко перепризначені, коли це необхідно. Учасники також залишаються призначеними до своїх дискусійних кімнат, якщо організатор наради не вирішить їх змінити. Зустрічі зберігаються для наступних сеансів для повторюваних нарад, тому організаторам не потрібно повторювати завдання.

Досвід зустрічі учасників також має оновлений, корисний інтерфейс, доступний як до, так і під час зустрічей. Коли організатори вибирають призначення учасників у правій області обговорень, з'являється окреме вікно зі збільшеним виглядом для всіх учасників і кімнат. Організатори можуть сортувати за учасниками або кімнатами, на додаток до вибору кількох учасників для призначення за кімнатою. Уявіть, що ви прискорюєте процес виконання завдань, маючи можливість швидко знайти потрібних учасників або кімнату (кімнати) та призначити кілька завдань за допомогою прапорців.

Контролюйте тривалість дискусійних сесій, налаштувавши в налаштуваннях таймер дискусійної кімнати. Таймер видно учасникам, він відраховує час, що залишився в кімнаті, і попереджає учасників за 60 секунд до закриття сесії в дискусійній залі. Коли час таймера минув, кімнати автоматично закриваються, а учасники повертаються до основної наради, якщо ввімкнуто автоматичний роумінг. Крім того, якщо автоматичний роумінг вимкнуто, відображається підказка, яка дозволяє учасникам вирішувати, чи повертатися до основної наради, чи відключатися.

Потрібна допомога в управлінні дискусійними кімнатами? Підтримка менеджера дискусійної кімнати дозволяє організаторам розширити управління дискусійною кімнатою до 10 доповідачів під час зустрічі. В цей час можуть призначатися тільки оратори. Хоча одночасно може керувати лише один керівник, призначений менеджер дискусійної кімнати зможе виконувати операції в рамках зустрічі, такі як:

• Призначати користувачів в номери;
• Додавання/видалення кімнат;
• Відкриття/закриття залів;
• Перепризначення користувачів в номери;
• Відправка оголошень;
• Відтворення приміщень;
• Установка таймерів;
• Налаштувати інші параметри дискусійної зали;
• Підключення до відкритих приміщень;

Усі керівники дискусійних кімнат, включно з тими, хто їх не контролює, можуть приєднатися до відкритих дискусійних кімнат, клацнувши меню поруч із кожною кімнатою та вибравши команду Приєднатися до кімнати. Однак неактивні менеджери можуть приєднуватися до відкритих кімнат лише як учасники (лише для читання). У них немає можливості керувати дискусійними кімнатами, якщо вони не запитують керування, натискаючи кнопку Керування кімнатами.

Почніть рано, створивши кімнати для обговорень і завдання, які потрібно призначити учасникам перед нарадою. Просто відкрийте запрошення на нараду Teams, перейдіть до дискусійних кімнат і виберіть Створити кімнати. Організатори можуть вибрати, скільки кімнат їм потрібно, і створити їх заздалегідь. Ця особливість зменшує адміністративні накладні витрати і підвищує ефективність зустрічей. Крім того, організатори можуть виконати наступні завдання до початку зустрічі:

• Масове створення або видалення кімнат;
• Додавати, видаляти або перейменовувати окремі кімнати;
• Встановити параметри зустрічі для кожної кімнати;
• Встановлення параметрів (наприклад, таймера) для сесії дискусійної кімнати;
• Попередньо призначити учасників як ручними, так і автоматичними варіантами присвоєння;
• Підбір керівників дискусійних залів (наразі для запису на посаду керівників дискусійних кімнат доступні лише явно запрошені спікери від того самого орендаря);

Наразі лише організатори зустрічей можуть отримати доступ до функцій підготовки до зустрічі до початку зустрічі та після закриття всіх дискусійних кімнат. Розпочавши нараду, керувати кімнатами обговорень можна лише за допомогою області «Кімнати обговорень» під час активної наради. На нараду можна запросити до 300 учасників, але для попереднього запису доступні лише той самий орендар або об'єднані орендарі.

За допомогою зустрічей перед зустріччю та учасників організатори можуть зменшити кількість налаштувань в останню хвилину, зробивши всі налаштування заздалегідь.

Інші новини