Концепція цифрового робочого місця (Digital Workplace) та які інструменти вибрати для її реалізації

Чим малий та середній бізнес відрізняється від великих корпорацій? Можна назвати багато різних чинників. Але давайте зупинимося на відмінностях у діяльності персоналу.

Очевидно, що в малих і середніх компаніях співробітники (як рядові, так і керівні позиції) змушені вирішувати велику кількість різнорідних бізнес-завдань, активно комунікувати з колегами та контрагентами, працювати з великим обсягом різної інформації. І «нова економічна ситуація» тільки сприяє зростанню такого навантаження.

А отже, завдання, пов'язані з автоматизацією спільної роботи, допоміжних бізнес-процесів, управлінням проектною роботою, корпоративним контентом (інформацією), стають критично важливими для бізнесу.

Інформаційні системи для бізнесу: різноманітність різноманітності

Для вирішення кожного конкретного завдання давно придумані спеціалізовані інформаційні системи (ІС) (BPMN, ECM, PM та ін.). Однак подолати витрати на впровадження таких ІС не завжди може навіть середній бізнес. Тому на практиці якісь завдання вирішуються за допомогою open-source програмного забезпечення, якісь на умовно-безкоштовних хмарних додатках (іноді навіть без відома ІТ-підрозділу), щось працює на додатках, дописаних до систем обліку (як правило 1С) .

Типи ІС

І в результаті впровадження ІС замість підвищення ефективності діяльності персоналу найчастіше може мати зворотний ефект. Коли кожен підрозділ використовує свій додаток для автоматизації бізнес-завдань, а адмін хапається за голову від необхідності адмініструвати та підтримувати все це різноманіття, про спільну роботу та ефективну взаємодію говорити не доводиться. Додамо сюди відсутність єдиного інтерфейсу користувача, складність адаптації, і стане зрозумілим, чому співробітники щосили намагаються уникнути використання корпоративних систем.

Основний удар у такій ситуації приймає система електронної пошти. І деякий час така інтеграція працює. Рівно до того моменту, як кількість повідомлень досягає критичної маси, і користувачі перестають на них реагувати.

Цифрове робоче місце – концепція, орієнтована на користувача

Щоб вирішити цю проблему, потрібно було повністю змінити підхід до автоматизації. Якщо раніше основний акцент робився на автоматизацію бізнес-процесів, і дії користувача були жорстко обмежені цими рамками, то тепер фокус змістився на самого користувача та інструменти, що дозволяють організувати його ефективну роботу. І так виникла концепція Цифрового робочого місця (Digital workplace), в якій співробітник став, перш за все, споживачем контенту та сервісів, необхідних саме йому «в потрібний час у потрібному місці».

Ось що говорить з цього приводу Gartner: «Digital Workplace забезпечує нові, ефективніші методи роботи, підвищує залученість і гнучкість співробітника, використовує стилі та технології, орієнтовані на споживача».

В основі концепції цифрового робочого місця лежать такі ідеї:

• Створення єдиного комунікаційного середовища компанії – інтеграція всіх типів комунікацій від електронної пошти та чатів до аудіо-відеодзвінків та корпоративних блогів. Як особистих, так і групових.
• Створення корпоративного інформаційного простору – єдина точка доступу до всіх типів корпоративних даних: документів, довідників, баз знань, графічних та відеоматеріалів. Основний інструмент – корпоративний пошук
• Інтеграція корпоративних бізнес-додатків та сервісів – єдина точка доступу до бізнес-сервісів, агрегація оповіщень та повідомлень, централізований збір аналітики та візуалізація звітів/дашбордів
• Мобільність – відсутність прив'язки до виділеного робочого місця, доступ через інтернет, запуск на мобільних платформах (смартфонах та планшетах)
• Безпека та керованість – багаторівневе розмежування прав доступу користувачів, багатофакторна автентифікація, можливість моніторингу дій користувача.
• Дизайн на основі UX (користувацького досвіду) – дизайн, виконаний з урахуванням аналізу поведінки користувача, його цілей та цінностей, інтегрованих у цілі та цінності компанії.

Рішення Microsoft Teams та Office 365

Ідеї цифрового робочого місця спочатку закладалися в екосистему MS Office 365, а з появою MS Teams вони набули чіткої форми.

Цифрове робоче місце на платформі MS Teams більшою мірою відповідає описаним вище вимогам, а також надає ще кілька приємних бонусів як користувачам, так і адміністраторам:

• Простота інтеграції з програмами та службами Microsoft, зокрема й про наземні сервіси та служби, такі як AD.
• Підтримка популярних офісних форматів файлів (Microsoft Office, PDF).
• Доступність для малого та середнього бізнесу за рахунок гнучкої системи ліцензування та вигідної вартості.

Інші новини