Концепция цифрового рабочего места (Digital Workplace) и какие инструменты выбрать для ее реализации

Чем малый и средний бизнес отличается от крупных корпораций? Можно назвать много разных факторов. Но давайте остановимся на различиях в деятельности персонала.

Очевидно, что в малых и средних компаниях сотрудники (как рядовые, так и занимающие руководящие позиции) вынуждены решать большое количество разнородных бизнес-задач, активно коммуницировать с коллегами и контрагентами, работать с большим объемом различной информации. И «новая экономическая ситуация» только способствует росту подобной нагрузки.

А значит, задачи, связанные с автоматизацией совместной работы, вспомогательных бизнес-процессов, управлением проектной работой, корпоративным контентом (информацией), становятся критически важными для бизнеса.

Информационные системы для бизнеса: многообразие разнообразия

Для решения каждой конкретной задачи давно придуманы специализированные информационные системы (ИС) (BPMN, ECM, PM и пр.). Однако осилить затраты на внедрение таких ИС не всегда может даже средний бизнес. Поэтому на практике какие-то задачи решаются с помощью open-source ПО, какие-то на условно-бесплатных облачных приложениях (иногда даже без ведома ИТ-подразделения), что-то работает на приложениях, дописанных к системам учета (как правило 1С).

Типы ИС

И в результате внедрение ИС вместо повышения эффективности деятельности персонала зачастую может оказать обратный эффект. Когда каждое подразделение использует свое приложение для автоматизации бизнес-задач, а админ хватается за голову от необходимости администрировать и поддерживать все это многообразие, о совместной работе и эффективном взаимодействии говорить не приходится. Добавим сюда отсутствие единого пользовательского интерфейса, сложность адаптации, и станет понятным, почему сотрудники изо всех сил стараются избежать использования корпоративных систем.

Основной удар в такой ситуации на себя принимает система электронной почты. И некоторое время подобная интеграция работает. Ровно до того момента, как количество уведомлений достигает критической массы, и пользователи перестают на них реагировать.

Цифровое рабочее место – концепция, ориентированная на пользователя

Чтобы решить эту проблему, потребовалось полностью изменить подход к автоматизации. Если раньше основной упор делался на автоматизацию бизнес-процессов, и действия пользователя были жестко ограничены этими рамками, то теперь фокус сместился на самого пользователя и инструменты, позволяющие организовать его эффективную работу. И так возникла концепция Цифрового рабочего места (Digital workplace), в которой сотрудник стал, прежде всего, потребителем контента и сервисов, необходимых именно ему «в нужное время в нужном месте».

Вот что говорит на этот счет Gartner: «Digital Workplace обеспечивает новые, более эффективные методы работы, повышает вовлеченность и гибкость сотрудника, использует стили и технологии, ориентированные на потребителя».

В основе концепции цифрового рабочего места лежат следующие идеи:

• Создание единой коммуникационной среды компании – интеграция всех типов коммуникаций от электронной почты и чатов до аудио- видеозвонков и корпоративных блогов. Как личных, так и групповых.
• Создание корпоративного информационного пространства – единая точка доступа ко всем типам корпоративных данных: документам, справочникам, базам знаний, графическим и видеоматериалам. Основной инструмент – корпоративный поиск
• Интеграция корпоративных бизнес приложений и сервисов – единая точка доступа к бизнес-сервисам, агрегация оповещений и уведомлений, централизованный сбор аналитики и визуализация отчетов/дашбордов
• Мобильность – отсутствие привязки к выделенному рабочему месту, доступ через интернет, запуск на мобильных платформах (смартфонах и планшетах)
• Безопасность и управляемость – многоуровневое разграничение прав доступа пользователей, многофакторная аутентификация, возможность мониторинга действий пользователя.
• Дизайн на основе UX (пользовательского опыта) – дизайн, выполненный с учетом анализа поведения пользователя, его целей и ценностей, интегрированных в цели и ценности компании.

Решения Microsoft Teams и Office 365

Идеи цифрового рабочего места изначально закладывались в экосистему MS Office 365, а с появлением MS Teams они обрели четкую форму.

Цифровое рабочее место на платформе MS Teams в большей степени соответствует описанным выше требованиям, а также предоставляет еще несколько приятных бонусов как пользователям, так и администраторам:

• Простота интеграции с приложениями и службами Microsoft, речь в том числе и о наземных сервисах и службах, таких как AD.
• Поддержка популярных офисных форматов файлов (Microsoft Office, PDF).
• Доступность для малого и среднего бизнеса за счет гибкой системы лицензирования и выгодной стоимости.